L’Institution Adour a été sollicitée par l’ensemble des établissements public de coopération intercommunale à fiscalité propre (EPCI-FP) concernés et le syndicat mixte du bas Adour maritime (SMBAM) pour élaborer et porter le programme d’études préalable au regard de ses missions, son savoir-faire, son expérience et ce, dans un souci de bonne concertation amont-aval mais également urbain-rural sur le territoire de l'Adour maritime.

Par la convention en date du 5 octobre 2022, les partenaires se sont engagés dans une démarche partenariale et collaborative visant à définir une stratégie et identifier les actions à inscrire dans le programme préalable à l’élaboration d’un PAPI « complet ».

Les partenaires cosignataires de la convention de partenariat afférente au portage du projet, à savoir les Départements des Landes et des Pyrénées-Atlantiques, les EPCI-FP et le SMBAM, sont techniquement impliqués dans l'élaboration du programme d'études préalable (PEP). En ce sens, ils identifient les actions à inscrire dans le PEP (dont ils peuvent assurer la maîtrise d’ouvrage, le cas échéant), participent au relai de la démarche auprès des instances et administrés, et demeurent le support technique privilégié de l'Institution Adour. Enfin, les Départements et les EPCI-FP participent financièrement à l'élaboration du PEP.

Plus largement, la démarche PAPI fait appel à toutes les parties prenantes du territoire quant à l'élaboration du programme d'études préalable. C'est pourquoi un grand nombre d'acteurs tels que les services de l’État, la Région Nouvelle-Aquitaine, les collectivités locales, l'agence de l'eau, les chambres consulaires, les opérateurs réseaux, les associations pour l'environnement, etc. collaborent et participent à la définition d'une stratégie dans le cadre de laquelle sont identifiées les actions à inscrire dans le programme préalable à l’élaboration d’un PAPI « complet ». Tous ces acteurs sont régulièrement consultés et s'assurent que le projet évolue de manière consensuelle.

Afin de renforcer les dossiers PAPI dans ce cadre législatif, un troisième cahier des charges s’applique sur les projets de PAPI depuis janvier 2018.

Le PAPI Adour aval respectera la version de juillet 2023 du cahier des charges dit PAPI 3. Ce nouveau cahier des charges rends obligatoire le mise en place d'un programme d'études préalable en amont du PAPI complet. Le PEP permet d’établir un diagnostic poussé du territoire, de définir une stratégie de gestion du risque et du programme d'actions associé.